四川省人力资源和社会保障厅 关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知

四川省人力资源和社会保障厅

关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知

(川人社发〔2016〕31号)

各市（州）人力资源和社会保障局：

按照《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》（人社部发〔2016〕44号）以及《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）精神，为进一步简化服务手续，优化服务流程，创新流动人员人事档案管理服务，现就有关事项通知如下：

一、全面梳理流动人员人事档案管理服务事项

（一）明确界定流动人员人事档案范围。流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分，具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。各级人力资源社会保障部门和档案管理服务机构要严格按照以上范围，提供流动人员人事档案公共管理服务。

（二）明确流动人员人事档案基本公共服务内容。流动人员人事档案基本公共服务包括：档案的接收和转递；档案材料的收集、鉴别和归档；档案的整理和保管；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；党员组织关系的接转（见附件1）。各级人力资源社会保障部门和档案管理服务机构可结合本地实际，拓展公共服务内容，推动服务精细化，不断满足服务对象的需求。

二、推进流动人员人事档案管理服务信息公开

（三）公布流动人员人事档案管理机构目录。各市（州）及县（市、区）要汇总整理辖区内公共就业和人才服务机构及授权管理流动人员人事档案的机构基本信息并向社会公开，基本信息要实行动态更新。省上将于近期在四川省人力资源和社会保障网、四川省人才网、四川就业服务网等信息平台公布全省流动人员人事档案管理机构目录。

（四）统一流动人员人事档案管理服务标准。按照流动人员人事档案管理基本公共服务内容，省上制定了《四川省流动人员人事档案管理业务服务规范（试行）》（见附件2），各地要按此细化办事流程，明晰办事时限和注意事项，并通过各级政府网站、相关专业网站、服务场所显示屏以及印制手册等形式，向社会公开。有条件的地方可开通官方微博、微信公众号等，及时发布相关信息。

（五）加强对重点群体的指导。各地要积极做好面向高校毕业生等重点群体的政策解读，每年在高校毕业生离校前后，将档案管理服务政策作为就业创业政策咨询、就业指导等活动的重要内容，加大宣传力度，引导做好档案转递工作。

（六）宣传普及档案政策知识。各地要通过多种渠道组织形式多样的流动人员人事档案管理服务知识宣传，介绍档案材料内容、形成过程及主要功能，提高用人单位和存档人对档案重要性的认识，强化档案材料收集意识，营造良好工作氛围。省上近期将编制《流动人员人事档案管理服务知识小读本》，供各地宣传解读使用。

三、促进流动人员人事档案管理服务便民利民

（七）实行档案接收告知承诺制。各地档案管理服务机构在接收档案时，要本着实事求是、便民利民的原则，对缺少材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料（书面告知承诺书格式见附件3）。对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

（八）简化办事环节和手续。今后档案管理服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续；各地档案管理服务机构转递档案时不再开具行政（工资）介绍信、现实表现证明和调整改派手续等材料。机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时，可参考档案中的劳动合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录，认定参加工作时间和工作年限。档案管理服务机构要通过多种渠道，指导、督促用人单位和个人及时将上述材料收集归档。流动人员档案存档期间，档案管理服务机构不再办理档案工资记载、调整相关手续。

（九）畅通档案转递渠道。应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后，即可按照规定进行转递。个人跨地区就业且按规定办理入职手续后，其档案在有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业和流动人员人事档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。档案转递时，转出机构应在档案内附上档案材料目录清单（见附件4），并将档案严密包封；填写档案转递通知单（见附件5），通过机要通信或专人送取方式进行转递，严禁个人自带档案转递。

（十）推进前台业务受理、后台政策协调。各级档案管理服务机构在办理社会保险代缴、退休初审、专业技术资格评定等其他基于档案延伸服务时，要加强前台服务和后台政策的协调，遇到问题要积极反映，并配合行政管理部门研究制定合理可行的解决办法，积极为存档人解决难题，杜绝推诿扯皮。

（十一）强化人力资源社会保障系统信息共享。各地要建立人力资源社会保障部门内部信息共享机制。档案管理服务机构要加强与其他经办机构的信息互通和数据衔接，依据档案材料可出具相关证明的，不再进行档案转递。

（十二）推进档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要大力推进流动人员人事档案信息化建设，加快流动人员人事档案电子化、数字化进程，全面掌握流动人员的数量、结构、分布、流向等情况。省上将建立省级流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，加强信息安全管理。有条件的地方可开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上预审、网上受理、网上办理，提高管理水平和服务效率。

四、规范流动人员人事档案管理收费行为

（十三）严格落实取消收费规定。各级档案管理服务机构要不折不扣地贯彻落实取消档案收费和人才集体户口管理服务费(包括经营服务性质的收费)的决定。各级人力资源社会保障部门要积极协调同级财政部门，将流动人员人事档案基本公共服务相关经费纳入同级财政预算，参考保管的档案数量等因素确定经费数额。

（十四）规范基于档案管理的延伸服务的收费行为。各地不得将参加社会保险、职称评审等业务与档案保管相挂钩，杜绝以档案为载体的捆绑收费、隐形收费行为。对基于档案延伸的其他服务，严格按物价部门核准的收费依据和标准进行收费，并且做到公开透明；没有收费项目和收费标准的，一律不得收费。

（十五）加大对基础设施建设的投入。各地要结合当地“十三五”规划、实施金保工程二期、加强基层就业和社会保障服务设施建设等，加大对流动人员人事档案库房、服务场所和信息系统等基础设施建设的投入，保障档案管理服务工作有效开展。

五、健全流动人员人事档案管理服务工作体系

（十六）建立科学合理的服务体系。各级人力资源社会保障部门要根据当前区域内档案管理服务机构现状，建立科学合理的流动人员人事档案管理服务体系，形成县级及以上公共就业和人才服务机构为主体，授权管理服务机构为补充的流动人员人事档案管理服务工作格局。各市（州）级档案管理服务机构要充分考虑县级档案管理服务机构的实际服务能力和条件，不得强行推行档案管理属地化管理服务。对现已保管的流动人员人事档案，除用人单位或本人申请档案转递外，一律不得以任何理由进行清退。

（十七）明确人事档案管理的主体责任。对用人单位集体委托存档的，原则上由用人单位工商营业执照或组织机构代码登记的同级档案管理服务机构负责；对个人委托存档的，按照本人自愿选择，由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责。鼓励用人单位办理集体委托存档业务，加强档案材料收集，提高管理服务效率。有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位，要依据有关规定做好本单位员工档案管理工作。

（十八）强化行政部门指导监督职能。各级人力资源社会保障行政部门要将流动人员人事档案管理服务工作作为公共服务的重要内容，切实加强组织领导，做好统筹规划，明确职责分工，完善政策制度，强化监督检查。对存在虚假宣传、推诿拒收、无故清理档案、违反档案保密纪律等行为的档案管理服务机构，要加强问责，督促整改。流动人员人事档案比较集中的地区，要尽快制定实施在本地就业的非户籍流动人员的人事档案管理服务相关规定。

各级人力资源社会保障部门要统一思想，提高认识，切实贯彻落实好简化优化流动人员人事档案管理服务的各项措施，加强服务窗口作风建设，创造性地开展工作，为人才流动就业服务，为大众创业、万众创新服务。各地在工作中遇到的新情况新问题，请及时向人力资源社会保障厅人力资源市场处和省人才交流中心反映。

联 系 人：张华锦    张  允

联系电话：（028）86751483， 86130505

附件：1.流动人员人事档案基本公共服务内容

   2.四川省流动人员人事档案管理业务服务规范（试行）

    3.流动人员人事档案接收告知承诺书

    4.档案材料目录清单

   5.流动人员人事档案转递通知单

四川省人力资源和社会保障厅

                            2016年7月25日

信息公开选项：主动公开

附件1

流动人员人事档案基本公共服务内容

附件2

四川省流动人员人事档案管理业务服务规范（试行）

一、流动人员人事档案范围

流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。

    二、管理机构资质

接受流动人员的委托从事人事档案管理业务的机构，必须经业务主管部门批准或授权。

三、业务范围

（一）档案接收和转递

（二）档案材料收集、鉴别和归档

（三）档案管理和保管

（四）为符合规定的单位提供档案查（借）阅服务

（五）依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明

（六）为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务

（七）党员组织关系的接转

（八）其他需要办理事项

四、服务要求

（一）单位委托人事档案受理

1.委托单位向机构提交如下材料：

（1）单位的营业执照（法人证书）副本复印件。

（2）单位委托函。

（3）经办人身份证复印件。

2.机构审核提交的材料。

3.机构与委托单位签订委托管理协议。

4.机构向个人原单位开具调档函。

5.机构接收人事档案，审核档案材料。

6.向委托单位出具退回原单位档案转递通知单回执。

7.向委托单位发放存档凭证。

（二）个人委托人事档案受理

1.个人提交有效证件。

2.机构向个人原单位开具调档函。

3.接收人事档案，审核档案材料。

4.退回原单位档案转递通知单回执。

5.与个人签订委托管理人事档案合同。

6.发放存档凭证。

（三）材料归档分类

1.履历材料

2.自传材料

3.鉴定、考核、考察材料

4.学历和评聘技术职务材料

5.政审材料

6.入党、入团材料

7.奖励材料

8.处分材料

9.任免、工资、出国、退 (离)休等材料

10.其他材料

（四）归档材料鉴别

1.要求

（1）事实准确。

（2）材料完整。

（3）手续完备。

2.方法

（1）确定材料属于该人员。

（2）确定材料属于人事档案内容。

（3）确定材料符合清理的有关政策规定。

（4）确定材料完整和手续完备。

（5）确定材料具有保存价值。

（五）人事档案保管

1.规章制度

建立人事档案保管、保密、安全、借阅、转递等管理制度和工作流程。

2.工作人员

按有关规定配备具有政治素质好，熟悉人事管理政策和档案管理专业知识的共产党员从事人事档案管理工作。

（六）人事档案查询

1.查阅有关人员人事档案，应出示单位组织、人事部门有效介绍信，并申明查阅理由，提供被查阅人身份证号，方可办理查阅手续。

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

3.告知查阅人事档案必须严格遵守保密规定和阅档规定。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外散布档案内容。

4.告知借用、查阅人事档案的人员，不得擅自拍摄复制档案内容。

（七）人事档案转出

1.确认档案材料目录清单、转档手续完备后，及时办理有关人事档案转移手续。

2.查收档案转递通知单回执，确认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐全或不明确的，应及时补齐或说明。

3.在确认档案转出无误后，自动终止委托存档关系和档案管理合同。

（八）人事档案转入

1.接到档案转出机构通过机要通信或专人送递的档案，确认档案材料目录清单和转档手续完备后，及时办理人事档案转接手续。

2.转来档案材料不齐全或不明确的，及时联系档案转出单位对档案材料进行补充或要求作出说明，及时向档案转出单位回复档案转递通知单回执。

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